Başarılı Kişilerin Zaman Yönetim Teknikleri

Ben Neyi Farklı Yapıyorum?

Hepimiz için bir gün 24 saatten oluşuyor. Peki kimisi bu sürede hiçbir şey yapamazken kimileri dünyayı değiştirecek yeniliklere nasıl imza atabiliyor? Dünyayı değiştirmek zorunda değilsin fakat zamanını etkili bir şekilde kullanırsan kendi hayatında büyük farklar yaratabilirsin. Kimsenin senden daha fazla veya az vakti yok. Aradaki fark bazıları zamanını etkili kullanırken bazıları basit bir işi bile saatlerce bitiremiyor. Sen hangi taraftasın? Hangi tarafta olmak istiyorsun?

Eğer sen de zamanını verimli kullanmak istiyorsan aşağıdaki teknikleri kullanabilirsin. Biri için faydalı olan bir teknik diğeri için yeterince verimli olmayabilir. Bu yazıyı okurken “Bu benim işime yaramaz” gibi şartlandırmalar yapmak yerine deneyip üzerindeki etkisini yaşayabilirsin. Verimsiz geçen zamanlardan çok daha faydalı olacağına inanabilirsin.

Eisenhower’ın Acil/Önemli Matrisi¹

Yapman gereken görevlerin önceliğini belirleyerek en önemli işlerini verimli şekilde yapabilirsin. Bunun için görevlerini 4 ana başlık altında toplaman lazım; Önemli ve acil, önemli fakat bekleyebilir, önemsiz fakat acil, önemsiz ve bekleyebilir. Yapılacak listeni bu başlıklar altında topladığında hangisine öncelik vermen gerektiğin kendiliğinden ortaya çıkar. Önemli ve acil görevleri ilk önce yapman gerekir. Önemli ve bekleyebilir görevleri daha sonraki bir zaman için tekrardan planlayabilirsin. Önemsiz ve acil işleri imkanın varsa başkasına devredebilirsin veya önemli işinden sonra yapabilirsin. Önemsiz ve bekleyebilir işleri ise yapmana gerek yok. Genellikle dikkat dağıtıcı işler bu kategoride yer alır, listenden çıkar gitsin.

Elon Musk’ın kullandığı Timeboxing tekniği²

Yapacağın iş için ne kadar süreye ihtiyacın olduğunu belirlemen gerekir. Eğer ki işi tamamlaman için gereken süre çok uzunsa verimini düşürmemek adına parçalara bölebilirsin ve her parça için yeni zamanlar belirleyebilirsin. Önemli olan gerçekten yeterli zamanı ayırdığından emin ol. Ne eksik ne de fazla olmasın. Zaman aralığını takviminde kutuya al ve görevi yaz. Timeboxing tekniğindeki amaç görevi belirlediğin süre ile sınırlı tutup bu süre içerisinde bitirmen. Kutunun dışına çıkıp çalışamazsın. Aralık içerinde bitmesi gerekiyor. Çalışma zamanın geldiğinde bütün dikkat dağıtıcı unsurlardan kendini izole et. Telefonunu da rahatsız etmeyin moduna alabilirsin. Kısıtlı zamanın bitene kadar bu unsurlarla ilgilenmemen gerekiyor. Tek görev üzerinde odağını sağlayarak belirlenen süre içerisinde bitirmen için zamanın başladı. Süren bittiğinde işi normalde yaptığın süreden daha hızlı yaptığını göreceksin.

Sonuç

Görevlerinizi nasıl plana sokabileceğinizi ve en verimli hale nasıl getirebileceğinizi anlattım. Planlamanızı yaptıktan sonra ise Elon Musk tarafından da kullanılan en etkili zaman yönetim tekniklerinden olan “Timeboxing” yönetimini planlarınıza nasıl entegre edebileceğine de anlattım. Tabii ki zaman yönetim teknikleri bunlarla sınırlı değil. İlerleyen bloglarda farklı teknikleri de değineceğim. Bu teknikleri 1 kez bile olsun denemeyi ihmal etme. Verimli bir gün geçirmeni dilerim.

Kaynakça

1. Herkes İçin Zaman Yönetimi, Polly Bird, Optimist Yayınları, ISBN 978-605-7665-53-9, sf. 25
2. https://asana.com/resources/what-is-timeboxing